شیوه نامه اجرایی صدور گواهی نامه پایان تحصیلات و اصلاح مشخصات + فرم ها

پ.ن از مشاور سلام مدرسه در خصوص شیوه نامه اجرایی صدور گواهی نامه پایان تحصیلات و اصلاح مشخصات: متاسفانه در اصل بخشنامه ارسال نیز ایراداتی وجود دارد : از جمله واسپاری اختیارات کمیسیون شورای عالی در صدور دیپلم المثنی و همزمان واسپاری اختیار بند ۳۶ ماده ۴ کمیسیون مناطق در اصلاح مشخصات به کمیسیون استان ها که کاملاً غیر منطقی و غیر فنی می باشد! ضمنا در متن بخشنامه نیز صراحت کافی وجود نداشته، برخی بندها یکدیگر را نقض می کند و حتی اشتباه نگارشی وجود دارد!

صدور دیپلم المثنی بسیار ساده و در دسترس شده طوریکه اگر فردی دیپلم خود را به گرو گذاشته باشد یا دیپلمش در بایگانی دانشگاه محل تحصیلش که در شهر دیگریست و هزینه و زمان رفت و آمد برایش صرفه نداشته یا اصلاً  هوس کند یک دیپلم المثنی بگیرد و هزاران مساله پر نقص دیگر  به راحتی و فقط با یک تعهد غیرمالی محضری درخواستش در کمیسیون استان مطرح و بدون هزینه یا با هزینه ای بسیار کم و در حداقل زمان برایش مجوز صدور گواهی نامه المثنی صادر می شود! (در  حالیکه در متن گواهینامه نوشته شده از این گواهینامه المثنی صادر نمی شود:))

البته قبلاً بر اساس (این بخشنامه) ارزش تاییدیه تحصیلی با اصل دیپلم برابر بود و به این راحتی ها به کسی دیپلم المثنی داده نمی شد!

متاسفانه در عوض انجام فرآیندهای پر تکرار مانند اصلاح مشخصات بسیار سخت و همراه با معرفی مدیران و… به هیات تخلفات می باشد!

بهتر بود صدور دیپلم (یا پیش دانشگاهی) المثنی در شرایط بسیار خاص مانند زمانی که فرد از کشور خارجی پذیرش رسمی تحصیلی یا شغلی که احراز شود لازمه آن پذیرش، ارایه گواهی نامه دیپلم است و البته با هزینه ای منطقی؛ صورت می پذیرفت.

به هر حال وقتی قرار است همه چیز در آموزش و پرورش در هر شرایطی به نفع ارباب رجوع باشد بهتر است به جای این همه سخت کردن کار و فرآیند برای کارمندان آ.پ، موارد پر تکرار از کمیسیون خارج شده و به تبصره و ماده های روتین آیین نامه تبدیل شود و در عوض موارد خیلی خاص و خارق العاده در کمیسیون های استان و شورای عالی مطرح شود.

در خصوص بخشنامه مذکور طی ۱۱ بند زیر از وزارت خانه استعلام صورت پذیرفت:

۱- در خصوص صفحه یازده – بخش سوم – بند ۱۰ در صورت نبود عکس، نامناسب بودن عکس در چاپ و واضح نبودن آن، بعد از سال و دوره های مذکور امکان الساق عکس روی گواهینامه ها وجود دارد؟

۲- آیا پرینت روی گواهینامه های جدید با پرینترهای لیزری سیاه و سفید ایراد دارد؟ (صفحه یک – بخش اول – تبصره بند یک-پنج)

۳- به اطلاع می رساند در سامانه فارغ التحصیلان امین و دیپسالی ویندوزی به صورت اتوماتیک شماره ثبت و تاریخ فارغ التحصیلی درج می شود که در سامانه امین امکان اصلاح آن وجود ندارد ولی در نرم افزار ویندوزی دیپسالی این امکان وجود دارد؛ لازم به ذکر است تا امروز قسمتی در سامانه فارغ التحصیلان امین مبنی بر ثبت سریال گواهینامه و به تبع آن در لیست ۲۹۱ فارغ التحصیلان وجود ندارد؛ لذا از آن مرکز خواهشمند است در خصوص بند ۳-۱ بررسی های بیشتر انجام دهد. (صفحه یک – بخش اول – تبصره بند یک-سه)

۴- بر اساس صفحه سه – بخش اول – بند ۵ برداشت می شود که در صورت مخدوش شدن گواهینامه توسط دستگاه پرینتر و هنگام آماده سازی برای چاپ، نیازمند معرفی متخلف هستیم که در این صورت کارشناس/کارشناس مسؤول سنجش متخلف می شوند؛ خواهشمند است در این خصوص نیز توسط آن مرکز بررسی های بیشتر انجام شود.

۵- بر اساس صفحه شش – بخش دوم – بند یک-یک-دو و صفحه سه – بخش اول – بند ۶؛ آیا ظهر نویسی نیاز به کمیسیون خاص اداره و استفاده از بند ۳۶ ماده ۴ دارد؟

۶- در خصوص صفحه ده – بخش سوم – بند ۱ و صفحه چهار – بخش اول – بندهای ۱۰ و ۱۲ پیشنهاد می شود، فقط نمون برگ ۹ برای گواهینامه های المثنی و یا گواهینامه هایی که به دلیل سهل انگاری مدارس در زمان مقرر چاپ نشده اند؛ در کارشناسی سنجش به صورت دفتر ایجاد شود و نمون برگ ۸ از وظایف کارشناسی سنجش حذف شود و طبق سنوات گذشته تمام گواهینامه های اصل و المثنی بین مدیر فعلی آموزشگاه و کارشناسی سنجش مورد تحویل و تحول قرار گیرد و بعد از آن توسط مدرسه و بر اساس نمون برگی مشابه نمون برگ ۸ به ذینفع یا وکیل قانونی ایشان تحویل داده شود. (نمون برگ پیشنهادی جایگزین نمون برگ ۸ جهت بهره برداری در مدارس پیوست شده است.)

۷- آیا در خصوص وظایف کارشناسی حقوقی و حراست در راستای این دستورالعمل، هماهنگی های لازم بعمل آمده است؟

۸- آیا بر اساس صفحه نه – بخش دوم – بند چهار-یک-ده؛ کمیسیون خاص، ظهر نویسی و…. گواهینامه های ۴ ساله و ۶ ساله نظام قدیم، بر عهده اداره کل آموزش و پرورش می باشد؟ آیا در این صورت امکان مراجعه مستقیم این افراد به اداره کل آموزش و پرورش بلامانع می باشد؟

۹- در خصوص صفحه ده – بخش سوم – بند ۱، آیا تحویل و تحول گواهینامه با یکی از معاونین دارای معرفی نامه از سوی مدیر، امکان پذیر می باشد؟

۱۰- در خصوص صفحه ده و یازده – بخش سوم – بندهای ۳ و ۵، گواهینامه های مخدوش باید امحاء یا به اداره کل آموزش و پرورش عودت داده شوند؟ جهت امحاء این قبیل گواهی نامه ها، دستورالعمل یا صورتجلسه خاصی وجود دارد؟

۱۱- آیا در خصوص نمون برگ ۵ جهت دریافت هزینه بابت گواهینامه های المثنی و اصل، تصمیمی گرفته شده است؟

دانلود نامه رسمی وزارت در پاسخ به ۱۱ بند بالا :

متن شیوه نامه اجرایی صدور گواهی نامه پایان تحصیلات و اصلاح مشخصات به شماره ۴۶۰/۱۸۹۹۷۴-۱۳۹۸/۱۰/۲۳

توجه: متن بخشنامه را از فایل PDF برای شما عزیزان باز نویسی نموده ام اما به دلیل احتمال خطا، حتماً برای استناد قطعی فایل PDF بالا را ملاک تصمیم گیری خود قرار دهید.

دانلود پاور پوینت موارد زیر :

باسمه تعالی

بخش اول :صدور گواهينامه پايان تحصيلات متوسطه

۱-صدور گواهينامه پايان تحصيلات متوسطه

۲– صدور گواهينامه پايان تحصيلات دوره‌هاي متوسطه و پيش‌دانشگاهي به صورت المثني:

بخش دوم: فرايند اصلاح سوابق تحصيلي (هويتي و نمره‌اي)

۱-فرايند اصلاح سوابق تحصيلي دانش‌آموزان در سيستم‌هاي دانش‌آموزي و دفاتر اسنادي

۲- اصلاح سوابق تحصيلي قبل از بستن سوابق سال يا نيم سال يا دوره تابستاني

۱-۲ اصلاح مشخصات شناسنامه ای (هویتی) قبل از بستن نیم سال یا سال تحصیلی یا دوره تابستانی

۲-۲  اصلاح سوابق تحصيلي قبل از بستن نيم سال يا سال تحصيلي يا دوره تابستانی

۳- اصلاح سوابق تحصيلي بعد از بستن سوابق سال يا نيم سال يا دوره تابستانی

۴- اصلاح سوابق تحصيلي بعد از فارغ‌التحصيلي

۵-فرآيند اصلاح سوابق تحصيلي دانش آموزان تغيير جنسيت

بخش سوم : ساير موارد

بخش اول :صدور گواهينامه پايان تحصيلات متوسطه

۱- صدور گواهينامه پايان تحصيلات دورة دوم آموزش متوسطه (۳-۳-۳-۳)، دورة آموزش متوسطه نظام قديم (۳-۳-۵) و پيش‌دانشگاهي در نمون برگ‌هاي جديد، طبق مقررات و ضوابط فارغ‌التحصيلي صورت پذيرد.

قبل از ارسال اطلاعات به پايگاه فارغ‌التحصيلي (امين) مشخصات هويتي و تحصيلي و صحت فرايند فارغ‌التحصيلي دانش‌آموزان بررسي و نسبت به رفع نواقص در دفاتر اسنادي و سامانه‌هاي دانش‌آموزي طبق ضوابط و مقررات اقدام شود.

درخواست تحويل و تحول گواهينامه‌ها حتماً بر اساس آمار موجود در سامانه‌هاي سناد و امين باشد و توزيع آن با حضور همكاران محترم حراست بر اساس نمون برگ‌هاي شماره ۶ و ۱-۶  انجام شود.

هر گواهينامه داراي يك شماره سريال اختصاصي مي‌باشد كه بايد به يك دانش‌آموز اختصاص يابد و مسئوليت ثبت و درج شماره سريال گواهينامه در سامانه و ليست فارغ‌التحصيلان و انطباق آن با شماره سريال گواهينامه ذي‌نفع به عهدة كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه مي‌باشد.

نهايت دقت در مراحل صدور و تأييد گواهينامه‌ها به منظور جلوگيري از مخدوش شدن آن‌ها توسط كارشناسان سنجش و ارزشيابي تحصيلي مناطق و مديران مدارس به عمل آيد.

گواهينامه‌هاي طراحي شده جديد داراي ضرايب امنيتي خاص نظير «كاغذ واتر مارك داراي آيتم‌هاي مرئي و نامرئي، قابل رؤيت با نور ماوراء بنفش، شماره سريال درج شده با جوهر سبز رايان قابل رؤيت به وسيلة نور ماوراء بنفش، درج عنوان «وزارت آموزش و پرورش» در گواهينامه با قابليت نامرئي شدن به واسطه حرارت «كه نياز به تجهيزات خاص ندارد»، قرار گرفتن عبارت (توانا بود هر كه دانا بود) به ترتيب در سمت راست و چپ بالاي گواهينامه در بافت آن كه به صورت عادي قابل رؤيت نبوده و با نور ماوراء بنفش قابل  رؤيت خواهد بود.

تبصره: با توجه به اين كه جنس كاغذ گواهينامه‌ها واتر مارك مي‌باشد، بهتر است جهت صدور از پرينترهاي جوهر افشان استفاده شود.

۲- صدور گواهينامه پايان تحصيلات دوره‌هاي متوسطه و پيش‌دانشگاهي به صورت المثني:

گواهينامه المثني براي متقاضياني صادر خواهد شد كه اصل گواهينامه پايان تحصيلات دوره‌هاي متوسطه يا پيش‌دانشگاهي آنان در اثر حوادث طبيعي (نظير سیل، زلزله، آتش‌سوزي)، سرقت و مغايرت در سوابق و … مفقود، معدوم و يا مخدوش شده باشد. در اين صورت بايد مستندات لازم از سوي متقاضي جهت اثبات ادعاي وي مبني بر مفقود يا معدوم شدن گواهينامه ارائه شود تا بر اساس آن پيگيري‌هاي لازم جهت طرح موضوع و صدور گواهينامه به صورت المثني در كميسيون خاص استان صورت گيرد.

تبصره ۱: اداره سنجش استان پس از صدور رأي كميسيون خاص مبني بر صدور مجوز چاپ گواهينامه‌ها به صورت المثني به تعداد آراء صادره، گواهينامه المثني، با هماهنگي حراست استان به منطقه تحويل دهد.

تبصره ۲: مسئولين محترم استان و منطقه و به ويژه مديران مدارس نسبت به مطلع نمودن دانش‌آموزان و والدين از شرايط و ضوابط صدور گواهينامه و هزينه‌هاي آن اطلاع‌رساني مناسب و مطلوب را به عمل آورند تا نهايت دقت در حفظ و نگهداري گواهينامه، توسط ذي‌نفعان صورت گيرد.

۲-۱ ) مدارك لازم براي صدور گواهينامه المثني:

vدرخواست كتبي ذي‌نفع يا نمايندة قانوني وي مبني بر صدور مجدد گواهينامه پايان تحصيلات دوره متوسطه پيش‌دانشگاهي كه توسط مدير مدرسه / كارشناس سنجش تأييد (امضاء و مهر) گردد.

ب-۱-۲ ) دو قطعه عكس ۳×۴ كه در سال جديد گرفته شده باشد و تعلق آن به ذي‌نفع به تأييد مدير مدرسه/ كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي رسيده باشد. «نام و نام خانوادگي، نام پدر، كد ملي، تاريخ تولد، در پشت عكس توسط ذي‌نفع نوشته و توسط كارشناسي سنجش كنترل شود.»

اصل شناسنامه و كارت ملي به همراه تصاويري از صفحات اول و توضيحات شناسنامه و كارت‌ ملي توسط ذي‌نفع ارائه شود. «تصاوير مدارك توسط مدير مدرسه/ كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه با اصل مطابقت داده و تأييد گردد.»

اصل سند رسمي دفترخانه اسناد رسمي (سند تعهدنامه غير مالي) مبني بر مفقود شدن گواهينامه پايان تحصيلات دورة متوسطه / پيش‌دانشگاهي توسط ذي‌نفع ارائه و تصوير آن توسط مدير مدرسه / كارشناس سنجش تأييد (مهر و امضاء) گردد.

تبصره: در متن سند رسمي دفترخانه اسناد رسمي، ذي‌نفع متعهد شود در صورت پيدا شدن اصل گواهينامه قبلي، آن را به اداره آموزش و پرورش تحويل دهد. در غير اين صورت عواقب قانوني به عهده ذي‌نفع مي‌باشد.

در صورت امكان تصويري از سابقه تحصيلي (گواهينامه، كارنامه، خلاصه سوابق و …) براي تسهيل پيگيري توسط ذي‌نفع ارائه شود.

در صورت تصويب مبلغ تعيين شده در نمون برگ شماره ۵ توسط مرجع مشخص شده، اصل فيش واريز وجه بابت صدور گواهينامه اصلي / المثني پايان تحصيلات دوره متوسطه / پيش‌دانشگاهي به حساب متمركز اداره آموزش و پرورش منطقه يا اداره كل استان ذي‌ربط توسط ذي‌نفع ارائه شود.

كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه / ناحيه پس از دريافت مدارك فوق، نسبت به انجام موارد ذيل اقدام نمايند:

تکمیل فرم صورتجلسه رسیدگی به مشکلات پرونده های تحصیلی دانش آموزان در کمیسیون خاص منطقه با ذکر دقیق موضوع.

تصوير تأييد شده گواهينامه پايان تحصيلات دوره متوسطه و پيش‌دانشگاهي (در صورت موجود بودن)

تصوير تأييد شده ليست فارغ‌التحصيلان دوره تحصيلي مربوطه

تصوير تأييد شده كارنامه فارغ‌التحصيلي ذي‌نفع

تصوير تأييد شده دفتر رسيد تحويل مدارك و پرونده تحصيلي (مؤيد اين كه ذي‌نفع گواهينامه پايان تحصيلات خود را تحويل گرفته است.) چنانچه دفتر تحويل مدارك تحصيلي در مدرسه‌اي موجود نباشد، معرفي افرادي كه در انجام وظايف محوله كوتاهي نموده‌اند به هيأت بدوي رسيدگي به تخلفات اداري الزامي است.

در صورتي كه اصل گواهينامه به دليل سهل‌انگاري مسئولين ذي‌ربط مفقود يا از بين رفته باشد نامه معرفي فرد يا افراد سهل‌انگار به هيأت بدوي رسيدگي به تخلفات اداري ضروري است.

در صورتي كه اصل گواهينامه پايان تحصيلات دوره متوسطه و پيش‌دانشگاهي، بنا به دلايلي توسط ذي‌نفع مفقود يا از بين رفته باشد، ذي‌نفع يا نمايندة قانوني وي به كارشناسي سنجش اداره آموزش و پرورش منطقه يا ناحيه صادر كننده گواهينامه مراجعه و مدارك مورد نياز در بند (۱-۲) را ارائه دهد. سپس كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه پس از بررسي و تكميل مدارك و با آگاهي كامل از صحت فارغ‌التحصيلي، نسبت به طرح موضوع در كميسيون خاص منطقه اقدام و صورتجلسه مربوط به پرونده ذي‌نفع را به همراه مدارك و مستندات لازم به كميسيون خاص استان ارسال نمايد تا در صورت تأييد فرايند فارغ‌التحصيلي و با رعايت ساير موارد، در خصوص صدور مجوز چاپ گواهينامه المثني اقدامات لازم معمول گردد.

در مواردي كه قسمتي از گواهينامه پايان تحصيلات توسط ذي‌نفع يا بر اثر حوادث غير مترقبه و بلاياي طبيعي از جمله (سيل، زلزله، آتش‌سوزي و نظاير آن …..) مخدوش يا معدوم شده باشد و اين موضوع موجب غير قابل استفاده شدن گواهينامه گردد، لازم است طبق بند (۱-۲) اقدام شود و در صورت تأييد ادعاي ذي‌نفع، لاشه گواهينامه مخدوش از وي اخذ و با تشكيل كميسيون خاص منطقه و طبق مقررات به اداره سنجش آموزش و پرورش استان ارسال تا برابر ضوابط از درجه اعتبار ساقط گردد و پس از اخذ مجوز از كميسيون خاص استان، نسبت به صدور گواهينامه المثني و امضاء و مهر آن توسط مسئولين ذي‌ربط و يا مسئولين فعلي به جاي مسئولين قبلي و تحويل آن به ذي‌نفع طبق ضوابط و مقررات اقدام گردد.

تبصره: فرايند تحويل و تحول گواهينامه‌هاي المثني مطابق نمون برگ شماره ۸ توسط كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه صورت پذيرد.

هر گاه اصل گواهينامه چاپ شده، (اعم از اين كه به تأييد عوامل ذي‌ربط رسيده يا نرسيده باشد) توسط عوامل مدرسه يا منطقه، مفقود، معدوم و يا مخدوش شده باشد و يا مغايرتي در ثبت مشخصات هويتي ذي‌نفع مشاهده گردد، ضمن طرح موضوع در كميسيون خاص منطقه و معرفي افرادي كه در اين زمينه سهل‌انگاري نموده‌اند به هيأت بدوي رسيدگي به تخلفات اداري، پس از اخذ مجوز لازم از كميسيون خاص اداره كل آموزش و پرورش استان، گواهينامه پايان تحصيلات متوسطه يا پيش‌دانشگاهي به صورت المثني براي ذي‌نفع صادر و طبق مقررات به ايشان تحويل گردد. لازم به ذكر است گواهينامه‌هاي مخدوش و يا داراي مغايرت در ثبت بر اساس نمون برگ شماره ۷ به استان عودت و طبق مقررات از درجه اعتبار ساقط گردند.

تبصره: در صورت بروز مغايرت در مشخصات هويتي، تكميل نمون برگ شماره ۱  الزامي است.

در مواردي كه تغيير مندرجات سجلی (غير از تاريخ تولد)، ابطال شناسنامه قبلي و صدور شناسنامه جديد یا كسب تابعيت و اخذ شناسنامه بر اساس آراء قطعي مراجع قضايي يا اداره كل امور اتباع انجام شده باشد يا اين كه فرد با مراجعه به اداره ثبت احوال با رعايت مقررات مربوط، نسبت به تغيير مشخصات هويتي اقدام كرده و مراتب در صفحه توضيحات شناسنامه وي درج شده باشد. در صورت درخواست متقاضي مبني بر اصلاح سوابق هويتي، ضمن اصلاح مغايرت در سيستم‌هاي دانش‌آموزي و درج توضيحات لازم در ستون ملاحظات دفاتر اسنادي ذي‌ربط ، اعمال اصلاحات صورت گرفته به روش ظهرنويسي در گواهينامه پايان تحصيلات بلامانع است.

تبصره ۱: در صورت درخواست ذي‌نفع جهت صدور گواهينامه المثني، لاشه گواهينامه قبلي از وي اخذ و به اداره سنجش استان ، ارسال تا برابر ضوابط از درجه اعتبار ساقط گردد و پس از اخذ مجوز از كميسيون خاص استان نسبت به صدور گواهينامه المثني و امضاء و مهر آن توسط مسئولين ذي‌ربط يا مسئولين فعلي به جاي مسئولين قبلي و تحويل آن به ذي‌نفع طبق ضوابط و مقررات اقدام شود.

تبصره ۲: در صورتي كه اصلاح تاريخ تولد دو سال يا كم‌تر از دو سال باشد پس از طرح موضوع در كميسيون خاص استان مجوز لازم جهت اصلاح صادر مي‌شود. اصلاح تاريخ تولد بيش‌تر از دو سال نياز به مجوز شوراي عالي آموزش و پرورش و رأي قطعي محاكم قضايي دارد.

چنانچه فردي تحصيلات خود را به اتمام رسانده باشد ولي به دليل سهل‌انگاري عوامل ذي‌ربط، فرايند فارغ‌التحصيلي وي انجام نشده باشد (جا مانده) و يا انجام شده ولي اصل گواهينامه وي صادر نشده باشد، ضمن طرح موضوع در كميسيون خاص استان و معرفي فرد يا افرادي كه در زمينه انجام امور محوله سهل‌انگاري نموده‌اند به هيأت تخلفات، نسبت به تكميل و تأييد فرايند فارغ‌التحصيلي وي در دفاتر اسنادي و سيستم‌هاي دانش‌آموزي ذي‌ربط اقدام و اصل گواهينامه پايان تحصيلات حسب مورد براي ايشان صادر و مطابق مقررات تحويل داده شود.

تبصره ۱: همان‌طوري كه بررسي‌هاي اوليه جهت تعيين تكليف وضعيت گواهينامه چاپ شده، توسط مسئولين فعلي انجام مي‌شود، ذيل گواهينامه توسط عوامل مرتبط فعلي به جاي مسئولين قبلي تأييد و مهر و امضاء شود.

تبصره ۲ :در ضمن از مهر مدارس منحله در گواهینامه های فوق استفاده نشود.

در فرايند اجرايي شدن صدور گواهينامه‌هاي المثني براي فارغ‌التحصيلان نظام ۴ و ۶ ساله و برخي از رشته‌هاي داراي عناوين خاص، چنانچه سابقه‌اي از افراد فارغ‌التحصيل اين نظام‌ها در اداره آموزش و پرورش مربوط يافت نشود، بايد درخواست متقاضي به همراه ساير مدارك و مستندات، جهت بررسي بيشتر به اداره كل آموزش و پرورش استان ارسال تا در صورت وجود سوابق در اسناد استان، تصوير مطابق با اصل دفتر ثبت مشخصات و ريز نمرات قبول شدگان مربوط كه مشخصات ذي‌نفع در آن وجود دارد به منطقه مبدأ ارسال تا نسبت به صدور گواهينامه المثني مطابق با ضوابط و مقررات اقدام گردد. «در صورت عدم مشاهده و دسترسي به سوابق فارغ‌التحصيلي افراد در منطقه و استان با مركز سنجش و پايش كيفيت آموزشي مكاتبه گردد.»

ممكن است ادارات آموزش و پرورش در طول زمان به دليل تقسيمات كشوري، الحاق يا تفكيك شده باشند در اين صورت اداراتي كه سوابق فارغ‌التحصيلي در دفاتر اسنادي فارغ‌التحصيلان آن‌ها وجود دارد مكلف به صدور گواهينامه اصل المثني طبق مقررات مي‌باشند.

جهت حفظ سوابق، افرادي كه براي آنان گواهينامه المثني صادر شده است، دفتري بر اساس (نمون برگ شماره ۹) تهيه، صحافي و پلمپ گردد تا مشخصات اين قبيل افراد به صورت دست نويس توسط كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي در آن ثبت و اين دفتر در كارشناسي مذكور به صورت دائم نگهداري شود.

تمام امور مربوط به مراحل صدور گواهينامه‌هاي المثني، نظير صحت فارغ‌التحصيلي ذي‌نفع بر اساس مندرجات موجود در دفاتر اسنادي و سيستم‌هاي دانش‌آموزي، انطباق مندرجات مدارك تحصيلي ارائه شده با مشخصات هويتي قبل از اقدام به چاپ و تأييد گواهينامه، بايد توسط كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه بررسي شوند.

در خصوص فارغ‌التحصيلان ذكور، رعايت مقررات نظام وظيفه در تحويل اصل و المثني گواهينامه‌ها توسط عوامل ذي‌ربط الزامي است.

گواهينامه المثني برابر ضوابط و مقررات (نمون برگ تحويل و تحول گواهينامه المثني، نمون برگ شماره ۸)، توسط واحد اقدام‌كننده تحويل متقاضي يا وكيل و نمايندة قانوني وي شود.

تبصره: صدور گواهينامه اصل / المثني براي افرادي كه سوابق آن‌ها در سيستم‌هاي دانش‌آموزي مرتبط موجود مي‌باشد به صورت دست‌نويس مجاز نمي‌باشد.

هر گونه دست كاري و تغييرات (سهوي يا عمدي) در مشخصات هويتي مندرج در شناسنامه بدون نظر مراجع قانوني ، تخلف و جرم محسوب مي‌شود و اگر اين عمل هنگام ثبت‌نام در دوره‌هاي تحصيلي مختلف توسط عوامل مرتبط در مدرسه تشخيص داده نشود و بعد از فارغ‌التحصيلي، منجر به صدور اصل گواهينامه با مشخصات غير واقعي گردد ضمن اخذ درخواست كتبي از ذي‌نفع يا نمايندة قانوني وي با ذكر دلايل مثبته و اسناد قانوني لازم (رأي مراجع قضايي / مجوز اداره ثبت احوال)، لاشه گواهينامه از وي اخذ و با تشكيل كميسيون خاص منطقه و طبق مقررات به اداره سنجش آموزش و پرورش استان ارسال تا برابر ضوابط از درجة اعتبار ساقط گردد و پس از اخذ مجوز از كميسيون خاص استان، نسبت به صدور گواهينامه المثني با اصلاحات لازم و امضاء و مهر آن توسط مسئولين ذي‌ربط و يا مسئولين فعلي به جاي مسئولين قبلي و تحويل آن به ذي‌نفع طبق ضوابط و مقررات اقدام گردد.

تبصره: كارشناسان سنجش و ارزشيابي تحصيلي مكلف‌اند رونوشتي از پرونده مذكور را به كارشناسي حقوقي جهت پيگيري‌هاي لازم ارسال نمايند.

آن دسته از افرادي كه گواهينامه يا سوابق تحصيلي جعلي آنان بر اساس رأي صادره از شوراي عالي آموزش و پرورش يا مراجع قانوني از درجه اعتبار ساقط يا باطل مي‌شود ، چنانچه قصد ادامه تحصيل داشته باشند مي‌توانند مطابق رأي شوراي عالي آموزش و پرورش و ضوابط و مقررات ادامه تحصيل دهند و پس از فارغ‌التحصيلي، گواهينامه پايان تحصيلات آنان طبق ضوابط و مقررات صادر شود.

چنانچه عكس الصاق شده روي گواهينامه به هر دليلي توسط ذي‌نفع مفقود / مخدوش شود، ابتدا اصل گواهينامه از وي اخذ و طبق مقررات از درجة اعتبار ساقط گردد سپس فرايند صدور گواهينامه المثني طبق ضوابط صورت پذيرد. همچنين جهت تأييد عكس جديد الصاق شده و تأييد گواهينامه صادره به صورت المثني، از مهر مدرسه محل تحصيل ذي‌نفع يا مهر مدرسه معين يا از مهر كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه استفاده شود.

بخش دوم: فرايند اصلاح سوابق تحصيلي (هويتي و نمره‌اي)

دقت در ثبت اطلاعات و نظارت بر ورود آن‌ها به رايانه (سامانه)، كنترل تغييرات احتمالي به استناد آيين‌نامه اجرايي مدارس مصوب شوراي عالي آموزش و پرورش، ارسال به موقع اطلاعات از طرف مدارس، مناطق و اداره سنجش استان از شرح وظايف همكاران در مدارس و ادارات مي‌باشد. لذا قصور و كوتاهي اعم از عمد و غير عمد خساراتي را براي آموزش و پرورش و ذي‌نفعان به دنبال خواهد داشت كه بر اساس ماده ۸ از فصل دوم قوانين و مقررات مربوط به تخلفات اداري، تخلف محسوب مي‌گردد.

بنابر اين انتظار مي‌رود رؤساي ادارات مناطق، شهرستان‌ها و مسئولين سنجش و ارزشيابي تحصيلي، ترتيبي اتخاذ نمايند تا ضمن تسلط بر دستورالعمل‌ها و قوانين و مقررات فرادستي؛ به مديران، معاونين آموزشي و اجرايي مدارس يا افراد ديگري كه اين مسئوليت را بر عهده دارند در خصوص رعايت مقررات آموزشي، تحصيلي و به كارگيري سيستم‌هاي رايانه‌اي ، آموزش‌هاي مربوط را ارائه نموده و ضمن نظارت بر عملكرد اين همكاران، فرايند اصلاح مشخصات و سوابق تحصيلي را به شيوه‌هاي ذيل انجام دهند.

تبصره ۱: با توجه به اين كه سيستم‌هاي دانش‌آموزي بر اساس جدول نمون برگ شماره ۴ در موعد مقرر توسط شركت‌هاي پشتيبان و با دستور اين مركز مسدود مي‌شوند و اجازه فعاليت از استان‌ها و مناطق از تاريخ‌هاي مندرج در جدول گرفته خواهد شد بنابر اين رعايت مقررات و دستورالعمل‌هاي موجود، جهت جلوگيري از تضييع يا ايجاد حق براي ذي‌نفعان توسط همة عوامل ضروري است.

فرايند اصلاح سوابق تحصيلي دانش‌آموزان در سيستم‌هاي دانش‌آموزي و دفاتر اسنادي

مدارك مورد نياز

درخواست كتبي دانش‌آموز با امضاء و تاريخ

تصوير تمام صفحات شناسنامه و درج جملة «با اصل مطابقت دارد» توسط مدير (مهر و امضاء) و در صورت عدم تأييد توسط مدير به دليل منحل شدن مدرسه، كارشناسي سنجش مي‌تواند مطابق داده و آن‌ها را با مسئوليت خود تأييد نمايد.

آخرين كارنامه تحصيلي و نمون برگ خلاصه سوابق تحصيلي كه به تأييد مدير و كارشناسي سنجش رسيده باشد.

براي دانش‌آموزان تطبيقي، ارسال كارنامه‌اي كه بر اساس آن تطبيق انجام شده و تصوير نمون برگ تطبيق كه به تأييد مسئول انجام تطبيق در اداره آموزش و پرورش منطقه رسيده است الزامي مي‌باشد.

براي اصلاح انتخاب واحد، ارائه ی تصوير نمون برگ انتخاب واحد كه به امضاء دانش‌آموز رسيده و توسط مدير مدرسه تأييد و مطابقت داده شده، الزامي است.

دانش‌آموزاني كه داراي رأي كميسيون خاص مي‌باشند، چنانچه موضوع، مرتبط با محتواي رأي باشد، تصوير رأي صادره از شوراي مدرسه / كميسيون‌هاي خاص منطقه / استان / شوراي عالي آموزش و پرورش كه به تأييد كارشناسي سنجش رسيده باشد ضرورت دارد.

چنانچه اصلاح در رابطه با نمرات مستمر، پاياني، معدل، زمان ارائه دروس، عنوان، كد و يا گروه درسي باشد، موارد ذيل ارسال گردد:

تصوير ليست دست‌نويس و رايانه‌اي دبير كه توسط مدير با اصل مطابقت داده شده باشد.

براي نمرات نهايي نمون برگ‌هاي ۲۵۷ و ۲۵۸ و تصوير ليست فارغ‌التحصيلان كه به تأييد مدير مدرسه و يا كارشناسي سنجش رسيده باشد.

براي اصلاح زمان ارائه عنوان، كد و گروه درسي، اجراي بند (۵-۱-۱) ضروري مي‌باشد.

در صورت انسداد دفاتر آمار و امتحانات، تصوير صفحة مربوط به دانش‌آموز مشخص شده كه توسط مدير يا كارشناس سنجش با اصل مطابقت داده شده باشد ضرورت دارد.

استعلام صحت يا سقم آراء قطعي صادره از مراجع قضايي مبني بر الزام آموزش و پرورش به تغيير مشخصات هويتي افراد متقاضي، توسط كارشناسي حقوقي منطقه يا استان گرفته شود.

تكميل نمون برگ شماره ۱ و تأييد آن توسط عوامل ذي‌ربط

در خصوص تغيير تاريخ تولد، تبصره ۲ بند ۶ بخش اول از اين شيوه‌نامه لازم‌الاجرا مي‌باشد.

۲- اصلاح سوابق تحصيلي قبل از بستن سوابق سال يا نيم سال يا دوره تابستاني

۱-۲ اصلاح مشخصات شناسنامه ای (هویتی) قبل از بستن نیم سال یا سال تحصیلی یا دوره تابستانی

 لازم است مدير مدرسه بلافاصله بعد از مشخص شدن اشكال، برابر مقررات در سيستم رايانه‌اي اصلاح مشخصات را انجام داده و كارنامه‌هاي دانش‌آموز را مجدداً چاپ و در پرونده وي نگهداري و در دفتر آمار به رأي كميسيون خاص یا شماره مجوز‌هاي صادره اشاره نمايد.

در صورتي كه برابر رأي قطعي دادگاه شناسنامه مورد استفاده دانش‌آموز در طول سال تحصيلي باطل و شناسنامه جديد براي وي صادر گرديده باشد، بايد تصوير تمام صفحات شناسنامه جديد كه با اصل مطابقت داده شده باشد به همراه تصوير صفحات اول و توضيحات شناسنامه قديم و تصوير دادنامه صادره دادگاه با رأي هيأت حل اختلاف اداره ثبت احوال منطقه و تصوير آخرين كارنامه تحصيلي دانش‌آموز جهت بررسي و اتخاذ تصميم به كارشناسي حقوقي منطقه ارسال تا در صورت تأييد صحت آراء صادره، مجوز لازم صادر گردد سپس مدير آموزشگاه نسبت به اصلاح مشخصات دانش‌آموز بر اساس شناسنامة جديد در سيستم رايانه‌اي اقدام نمايد. در ضمن مدارك فوق در پرونده تحصيلي دانش‌آموز بايگاني گرديده و در دفتر آمار و ساير دفاتر اسنادي، شماره رأي دادگاه نيز قيد گردد. (لازم به ذكر است كارشناسي محترم حقوقي به صحت و سقم آراء صادره كه به آموزش و پرورش ابلاغ شده است توجه داشته باشند.)

۲-۲  اصلاح سوابق تحصيلي قبل از بستن نيم سال يا سال تحصيلي يا دوره تابستانی

هر گونه اصلاح در نمره‌هاي مستمر و پاياني و انتخاب واحد ، مشروط بر اين كه جنبه قانوني داشته باشد، پس از طرح موضوع در شوراي مدرسه، با نظارت و تأييد مدير مدرسه و اصلاح برگ ريز نمرات مطابق بند زير با تأييد دبير و در مورد برگ انتخاب واحد با تأييد مدير مدرسه انجام شود و چنانچه بعد از انسداد سامانه‌ها باشد حتماً برابر ضوابط و مقررات مربوط اقدام نمايند.

در صورتي كه نمره دانش‌آموزي در زمان رسيدگي به اعتراضات تغيير يابد، دبير مربوطه با كشيدن خط روي نمره اوليه به گونه‌اي كه نمره اوليه خوانا باقي بماند، نمره تجديد نظر شده را در كنار آن با خودكار سبز رنگ به صورت خوانا ثبت و با درج توضيحات لازم در ستون ملاحظات امضاء نمايد.

۳- اصلاح سوابق تحصيلي بعد از بستن سوابق سال يا نيم سال يا دوره تابستانی

بعد از بستن سال يا نيم سال تحصيلي يا دوره تابستاني، هر گونه اصلاح سوابق تحصيلي و هويتي مشروط به اين كه جنبه قانوني داشته باشد پس از بررسي لازم و رعايت ساير قوانين مربوط به ارائه مستندات مندرج در بخش دوم بند (۱-۱) و پس از طرح در كميسيون خاص منطقه و ارسال مستندات لازم به استان، صدور مجوز برابر مقررات انجام شود ضمناً هر گونه اصلاح سوابق تحصيلي و هويتي دانش‌آموز ابتدا در سيستم‌هاي دانش‌آموزي ذي‌ربط و سپس در دفاتر اسنادي (آمار، امتحانات و …) با درج شماره مجوز و یا رأي كميسيون خاص منطقه و استان حسب مورد انجام شود.

۴- اصلاح سوابق تحصيلي بعد از فارغ‌التحصيلي

اصلاح مشخصات هويتي بعد از اعلام فارغ‌التحصيلي : چنانچه برخي از مشخصات هويتي فرد فارغ‌التحصيل، توسط كاربران سيستم مدرسه به اشتباه در سيستم‌هاي دانش‌آموزي مرتبط ثبت شده باشد، خواه اصل گواهينامه چاپ شده باشد يا نشده باشد لازم است ذي‌نفع با تقاضاي كتبي و در دست داشتن اصل شناسنامه و تصوير آن به مدرسه محل تحصيل خود مراجعه تا موضوع بررسي و در صورت صحت ادعاي ذي‌نفع، مراتب ذيل اعمال شود.

يادآوري: با توجه به اين كه سوابق هويتي جديد بايد در سيستم‌هاي دانش‌آموزي مدرسه و منطقه حسب مورد اصلاح شود، لازم است:

در صورتي كه در ثبت مشخصات سجلي: نام و نام خانوادگي، نام پدر، شماره شناسنامه، محل صدور شناسنامه، محل تولد، جنسيت، تابعيت و كد ملي و … اشتباهي از سوي كاربر سيستم دانش‌آموزي مدرسه رخ داده باشد، با توجه به اين موضوع كه بروز هر گونه خطا و اشتباه در ثبت سوابق هويتي دانش‌آموز / داوطلب آزاد نافي مسئوليت مدير نمي‌باشد ابتدا بايد تصوير تأييد شده صفحات اول و توضيحات شناسنامه (در صورت لزوم) به همراه تصوير تأييد شده گواهينامه پايان تحصيلات دوره متوسطه و يا تصوير كارنامه فارغ‌التحصيلي و تكميل نمون برگ شماره ۱ جهت بررسي و اتخاذ تصميم به اداره آموزش و پرورش منطقه محل صدور مدرك ارسال تا در صورت تأييد، مراتب جهت اخذ تصميم نهايي به اداره كل آموزش و پرورش استان ارسال شود.

در صورتي كه اصل گواهينامه پايان تحصيلات براي ذي‌نفع صادر نشده باشد پس از بررسي موضوع و تأييد مغايرت رمز / مجوز اصلاح صادره به همراه نامه اداري از سوي اداره سنجش استان به منطقه داده خواهد شد. در اين صورت برابر اصلاحات اعمال شده، اصل گواهينامه پايان تحصيلات و اصل كارنامه فارغ‌التحصيلي برابر ضوابط و مقررات صادر و با رعايت مقررات نظام وظيفه براي فارغ‌التحصيلان ذكور به ذي‌نفع تحويل شود. بديهي است در دفترهاي آمار، امتحانات و فارغ‌التحصيلان مدرسه مربوط، اصلاحات به صورت دستي اعمال و توضيحات لازم درج شود و اصل كارنامه فارغ‌التحصيلي قبلي از ذي‌نفع اخذ و از درجه اعتبار ساقط شود و در مدرسه نگهداري تا برابر ضوابط مجدداً به اداره آموزش و پرورش مربوط تحويل شود.

اصلاحات لازم در دفتر ثبت مشخصات و ريز نمرات قبول شدگان / فارغ‌التحصيلان در مدرسه و منطقه حسب مورد، برابر ضوابط انجام شود.

در صورتي كه اصل گواهينامه فارغ‌التحصيلي براي ذي‌نفع صادر شده باشد موضوع تعويض / اصلاح گواهينامه در كميسيون خاص آموزش و پرورش منطقه طرح و ضمن تكميل نمون برگ كميسيون خاص منطقه، به همراه تصوير تأييد شده مستندات مربوط (ضمن معرفي متخلف يا متخلفين پرونده به هيأت رسيدگي به تخلفات اداري) با پيشنهاد درخواست از درجه اعتبار ساقط شدن اصل گواهينامه قبلي و صدور گواهينامه جديد به صورت المثني براي ذي‌نفع، جهت ارجاع به كميسيون خاص اداره كل آموزش و پرورش استان ارسال شود. در صورت صدور مجوز موردي توسط كميسيون خاص استان برابر ضوابط مندرج در رأي اقدامات لازم توسط منطقه و مدرسه به عمل آيد.

تبصره: چنانچه مغايرت كمتر از سه مورد باشد اصلاحات به صورت ظهرنويسي گواهينامه انجام شود و در صورت درخواست ذي‌نفع نسبت به صدور گواهينامه المثني برابر ضوابط و مقررات مربوط اقدام شود.

كساني كه با شناسنامه فرد ديگري (اعم از آن كه صاحب شناسنامه قبلي در قيد حيات باشد يا نباشد، بي‌سواد يا با سواد باشد) تحصيل نموده و با ارائه ی شناسنامه جديد كه فاقد توضيحاتي است كه اثبات نمايد شناسنامه سابق كه از آن استفاده نموده است باطل شده و شناسنامه جديد متعلق به اوست، درخواست اصلاح مدرك تحصيلي را نمايند در اين صورت اصلاح مدارك تحصيلي مجوزي نداشته و لازم است ابتدا مدعي جهت اثبات تعلق شناسنامه جديد به مراجع قضايي مراجعه نموده و ادارات آموزش و پرورش ضمن دفاع از اعتبار مدارك صادره، در صورتي كه دادنامه‌اي عليه آموزش و پرورش مبني بر اصلاح مدرك تحصيلي و يا تعويض سوابق تحصيلي صادر شود، پس از قطعيت، لازم‌الاجرا خواهد بود.

در صورتي كه برابر رأي قطعي دادگاه شناسنامه مورد استفاده فارغ‌التحصيل باطل و شناسنامه جديد براي وي صادر شده باشد و سن دانش‌آموز نيز تغيير كرده باشد (رعايت تبصره ۲ بند ۶ بخش اول) بايد تصوير تأييد شده صفحات اول و توضيحات شناسنامه جديد به همراه تصوير صفحات اول و توضيحات شناسنامه قديم و تصوير رأي قطعي دادنامه صادره دادگاه يا رأي هيأت حل اختلاف، يا استعلام اداره ثبت احوال منطقه و تصوير تمامي كارنامه‌هاي صادره از دوره ابتدايي تا آخرين مدرك تحصيلي وي جهت بررسي و اتخاذ تصميم به دفتر حقوقي ارسال تا در صورت تأييد صحت مدارك، مجوز لازم جهت انجام اصلاحات صادر شود.

در صورتي كه بنا به بررسي و تصميم‌گيري در موارد فوق، درخواست اصلاح مشخصات شناسنامه يا سوابق تحصيلي دانش‌آموز، با صدور رأي، منجر به اصلاح در مدارك تحصيلي فارغ‌التحصيل گردد، پس از صدور رأي كميسيون خاص، «نمون برگ شماره ۱» تكميل و به مسئول صدور رمز رايانه‌اي استان ارائه مي‌شود و ايشان اصلاحيه را در سيستم رايانه استان اعمال و رمز مربوطه را بر روي نمون برگ درج نموده و رمز اصلاحيه را به آن منضم مي‌نمايد تا نسبت به اعمال تغييرات در سيستم‌هاي دانش‌آموزي منطقه اعمال گردد.

لازم است اصلاحات مورد نظر در دفتر فارغ‌التحصيلان كه توسط مدير قبلاً تهيه و صحافي شده است و همچنين در ليست فارغ‌التحصيلان موجود در كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه به صورت دستي، با ذكر شماره مجوز مربوطه انجام شود.

بديهي است اصلاحات لازم در سيستم‌هاي دانش‌آموزي ذي‌ربط برابر مقررات و طبق مجوز صادره اعمال شود. در اين صورت اصل كارنامه فارغ‌التحصيلي صادره قبلي از فرد مورد نظر اخذ و سپس كارنامه فارغ‌التحصيلي با مشخصات هويتي جديد صادر و پس از كنترل و مطابقت با سوابق تحصيلي مربوط و احراز هويت برابر مقررات در قبال اخذ رسيد به ذي‌نفع تحويل شود.

بعد از فارغ‌التحصيلي، هر گونه اصلاح سوابق تحصيلي مشروط به اين كه جنبه قانوني داشته باشد پس از بررسي لازم و رعايت ساير قوانين مربوط با ارائه مستندات مندرج در بخش دوم بند (۱-۱) و پس از طرح در كميسيون خاص منطقه و ارسال مستندات لازم به استان، صدور مجوز برابر مقررات انجام شود. ضمناً هر گونه اصلاح سوابق تحصيلي و هويتي دانش‌آموز ابتدا در سيستم‌هاي دانش‌آموزي ذي‌ربط و سپس در دفاتر اسنادي (آمار، امتحانات، فارغ‌التحصيلان و …) با درج شماره مجوز و یا رأي كميسيون خاص منطقه و استان حسب مورد انجام شود.

۵-فرآيند اصلاح سوابق تحصيلي دانش آموزان تغيير جنسيت

الف – ۵ )مدارك لازم جهت اصلاح مشخصات هويتي دانش آموزي كه قبل يا بعد از فارغ التحصيلي تغيير جنسيت داده است به شرح زير مي باشد: (تاييد درخواست و تعهدنامه ها، توسط ولي يا نماينده قانوني ذي نفعان زير ۱۸ سال مورد توجه قرار گيرد.)

درخواست كتبي متقاضي مبني بر انجام اصلاحات در مدارك تحصيلي.

اصل گواهينامه پايان تحصيلات دوره متوسطه / پيش دانشگاهي / راهنمايي / دوره اول متوسطه / پنجم و ششم ابتدايي از ذي نفع اخذ و پس از ممهور نمودن به مهر «از درجه اعتبار ساقط شد» در سوابق وي در اداره آموزش وپرورش منطقه بايگاني شود.

تصوير تاييد شده رأي قطعي دادگاه (دادنامه) مبني بر تغيير جنسيت.

تصوير تاييد شده نظريه پزشكي قانوني در مورد ذي نفع با ذكر شماره و تاريخ نظريه پزشكي در دادنامه.

از ذي نفع تعهد كتبي مبني بر اينكه از مدارك صادره قبلي در هيچ مؤسسه دولتي و يا خصوصي استفاده نكرده و تعهدي در قبال آن نداده باشد و چنانچه در آينده خلاف آن ثابت شود عواقب ناشي از آن متوجه خود ايشان خواهد بود، دريافت شود.

تصوير تاييد شده صفحات اول و توضيحات شناسنامه جديد به همراه تصوير صفحات اول و توضيحات شناسنامه قديم و همچنين تصوير تاييد شده كارت ملي.

تصوير تاييد شده «اصل گواهينامه پايان تحصيلات دوره متوسطه/ پيش دانشگاهي»   ذي نفع براي فارغ التحصيلان . تصوير تاييد شده «اصل گواهينامه پايان تحصيلات» دوره ۳ ساله راهنمايي تحصيلي /دوره اول متوسطه براي افرادي كه فاقد ديپلم متوسطه مي باشند. تصوير تاييد شده كارنامه تحصيلي /تربيتي پايه هاي پنجم و ششم ابتدايي براي افرادي كه تا دوره ۳ ساله راهنمايي ؛ دوره اول متوسطه تحصيل نموده اند. تصوير تاييد شده آخرين كارنامه تحصيلي ذي نفع براي تمامي دوره هاي تحصيلي.

در صورت تصويب مبلغ تعيين شده در نمون برگ شماره ۵ توسط مرجع مشخص شده؛ اصل فيش واريز وجه بابت صدور گواهينامه اصلي پايان تحصيلات دوره متوسطه / پيش دانشگاهي به حساب متمركز اداره آموزش و پرورش منطقه يا اداره كل استان ذي ربط، توسط ذي نفع ارائه شود.

تبصره: در مواردي كه اصل گواهينامه پایان تحصيلات فرد متقاضي تغيير جنسيت مفقود/معدوم شده باشد لازم است پرونده ايشان در كميسيون خاص اداره آموزش و پرورش منطقه مطرح و به همراه مستندات به كميسيون خاص اداره كل آموزش و پرورش استان ارسال تا برابر ضوابط و دستورالعمل نسبت به صدور مجوز چاپ اصل گواهينامه پايان تحصيلات دوره متوسطه / پيش دانشگاهي با مشخصات هويتي جديد(جنسيت جديد) اقدام نمايد.

*تصاوير مدارك بايدتوسط كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه تاييد شوند.*

اقدامات مربوط به اصلاح سوابق تحصيلي در رابطه با تغيير جنسيت فارغ التحصيلان:

مدارك مورد نظر جهت بررسي و اتخاذ تصميم به كميسيون خاص اداره كل آموزش و پرورش استان ارسال تا در صورت بررسي و تاييد صحت مدارك، مجوز لازم صادر شود.

پس از صدور مجوز از كميسيون خاص استان مطابق نمون برگ شماره ۲، اصل گواهينامه جديد با عنوان مدرسه و مشخصات هويتي جديد براي ذي نفع صادر و پس از كنترل و مطابقت با سوابق تحصيلي مربوط و احراز هويت، برابر مقررات در قبال اخذ رسيد به ذي نفع يا نماينده قانوني وي تحويل شود.

اقدامات مربوط به اصلاح مشخصات در رابطه با تغيير جنسيت غيرفارغ التحصيلان:

مدارك مورد نياز جهت بررسي و اتخاذ تصميم به كميسيون خاص اداره آموزش و پرورش منطقه ارائه تا در صورت بررسي و تاييد صحت مدارك، مجوز لازم صادر شود.

پس از صدور مجوز از كميسيون خاص اداره منطقه بر اساس نمون برگ شماره ۳ ، آخرين گواهينامه / مدرك تحصيلي با عنوان مشخصات هويتي و مدرسه جديد براي ذي نفع صادر و پس از كنترل و مطابقت با سوابق تحصيلي مربوط و احراز هويت ، برابر مقررات در قبال اخذ رسيد به ذي نفع يا نماينده قانوني وي تحويل شود.

تغيير جنسيت براي دانش آموزان غيرفارغ التحصيل در تمام دوره هاي تحصيلي در سطح منطقه بر اساس نمون برگ شماره ۳ و مدارك مندرج در بخش دوم بند (الف-۵) انجام شود. در ضمن رونوشتي از اين نمون برگ به كارشناسي حراست ابلاغ گردد.

اصل گواهينامه پايان تحصيلات دوره سه ساله راهنمايي تحصيلي (براي فارغ التحصيلان دوره راهنمايي) /دوره اول متوسطه و همچنين آخرين كارنامه صادره دوره هاي اول / دوم متوسطه (براي غيرفارغ التحصيلان) و كارنامه تحصيلي – تربيتي دوره ابتدايي از ذي نفع اخذ و از درجه اعتبار ساقط و در سوابق تحصيلي وي در اداره منطقه / ناحيه بايگاني شود.

در سامانه و نرم افزارهاي دانش آموزي مدرسه مبدأ ، سوابق تحصيلي زمان تغيير جنسيت ذي نفع (همان سال و دوره هايي كه تغيير جنسيت در آن سال و دوره انجام مي شود) حذف شود. (تاريخچه تغييرات حذف نگهداري شود.) و به مدرسه مقصد انتقال يابد. (در صورتي كه ذي نفع درخواست اصلاح تمام سوابق قبلي را داشته باشد به همين منوال اقدام شود) و سپس مراتب در دفاتر امتحانات (نتايج ارزشيابي) موجود در مدرسه، با ذكر تاريخ و شماره مجوز اداره و توضيحات لازم درج گردد.

تبصره : چنانچه ذي نفع در مدارس/مناطق و يا استان هاي ديگري داراي سابقه و خواهان اصلاح تمام سوابق باشد مي بايست رونوشتي از اين رأي به آنان جهت اقدام لازم ارسال گردد.

بخش سوم : ساير موارد

۱-در تمامي مراحل تحويل وتحول گواهينامه في ما بين كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي و مدرسه با حضور مدير مدرسه انجام شود و تحويل گواهينامه به افرادي غير از مدير مدرسه، تخلف محسوب مي شود.

۲-براي صدور مجوز برگزاري امتحانات نهايي در زندان، ابتدا درخواست رئيس زندان در كميسيون خاص منطقه مطرح و بررسي شود و پس از صدور مجوز در كميسيون خاص استان با رعايت قوانين و مقررات برگزاري امتحانات نهايي بلامانع است.

۳-گواهينامه هايي كه به هر دليل مخدوش و يا ازدرجه اعتبار ساقط شوند، با توجه به اينكه جنس كاغذ از اوراق بهادار مي باشد ، بايد نسبت به تحويل لاشه ي آن ها برابر نمون برگ شماره ۷ به اداره سنجش استان اقدام گردد.

۱-۳) مديران كل استان ها، رؤساي مناطق و كميته انتصابات، حتي الامكان از به كارگيري هر كدام از عوامل اداري و آموزشي كه مستنداً به نحوي در جعل سناد و سوابق تحصيلي مشاركت داشته يا صلاحيت لازم را ندارند يا افرادي كه در انجام وظايف محوله قصورهاي متعددي داشته اند در سمت هايي نظیر مدير/ معاون مدرسه، مسؤول ثبت نمرات و كارشناسي هاي سنجش و ارزشيابي تحصيلي مناطق و استان و … خودداري نمايند.

۴- در خصوص نحوه هزينه كرد چاپ و صدور گواهينامه هاي پايان تحصيلات دوره متوسطه و دوره پيش دانشگاهي (قسمت الف نمون برگ شماره ۵) با ضرايب امنيتي در بخش هزينه اي مربوط به حوزه ستادي وزارت آموزش و پرورش، مراتب متعاقباً توسط مركز سنجش و پايش كيفيت آموزشي با هماهنگي معاونت برنامه ريزي و توسعه منابع به استان ها اعلام خواهد شد.

۵-تمامي گواهينامه هاي پايان تحصيلات كه برابر ضوابط و مقررات از درجه اعتبار ساقط مي شوند بر اساس قوانين و دستورالعمل هاي مربوط با هماهنگي كارشناسي حراست و عوامل ذيربط امحاء گردند.

رونوشت آراء صادره از كميسيون هاي خاص استان و منطقه در پايان هر سال تحصيلي صحافي شده و حداقل براي مدت شش سال در محل كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه بايگاني و سپس برابر ضوابط و مقررات امحاء گردد.

۷-دفتر رسيد نمون برگ تحويل گواهينامه اصل/المثني (نمون برگ شماره ۸) به عنوان سند دولتي محسوب مي شوند و بايد توسط كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه صحافي و پلمب شود و همچنين حفظ و نگهداري آن براي هميشه به عهده مسؤول سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه خواهد بود و تكميل تمام ستون هاي اين دفتر توسط تحويل دهندگان مدارك و گواهينامه ها الزامي است.

۸-صدور مجدد گواهينامه موقت با عنوان دستگاه هاي دولتي يا مؤسسات قانوني غيردولتي در صورت نياز متقاضي تا زماني كه اصل گواهينامه پايان تحصيلات صادر نشده باشد برابر ضوابط بلامانع است. ولي به محض صدور اصل گواهينامه / گواهينامه هاي موقت صادره از درجه اعتبار ساقط و صدور مجدد گواهينامه موقت با هر عنوان و تاريخي ممنوع بوده و مسؤوليت صدور آن به عهده مدير مدرسه مي باشد.

تبصره: چنانچه اصل گواهينامه پايان تحصيلات به هر دليلي تا شش ماه صادر نگردد، صدور مجدد گواهينامه موقت پايان تحصيلات بعد از تاريخ مقرر برابر ضوابط و مقررات انجام پذيرد.

۹-مسؤوليت هرگونه مغايرت بين مفاد مندرجات گواهي موقت قبولي يا اصل گواهينامه پايان تحصيلات مانند (مغايرت در سوابق تحصيلي و هويتي) قبل و بعد از فارغ التحصيلي بر عهده صادركنندگان و تاييد كنندگان مدارك تحصيلي مي باشد.  بنابراين مديران مدارس و كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي مناطق توجه داشته باشند تا قبل از بررسي تمام و كمال سوابق فردي و تحصيلي و قبل از اتمام عمليات فارغ التحصيلي دانش آموز در سامانه هاي دانش آموزي مرتبط، از صدور هرگونه گواهي موقت فارغ التحصيلي خودداري نمايند.

۱۰-تمامي گواهينامه ها با عكس جديد اسكن شده چاپ شوند و روي عكس با مهر مدرسه تاييد و دقت شود وضوح عكس به واسطه مهر زدن مخدوش نشود همچنين انجام كنترل هاي اوليه جهت صحت و كامل بودن اسكن عكس بر روي گواهينامه ها قبل از اقدام به چاپ الزامي است. «رفع مغايرت عكس هاي اسكن شده به عهده مدير مدرسه مي باشد».

تبصره : چنانچه در صدور گواهينامه پايان تحصيلات دوره متوسطه (نظام قديم و جديد) و پيش دانشگاهي نوبت هاي دي ماه ۱۳۹۷ و خرداد و شهريور ماه ۱۳۹۸ امكان اسكن عكس ها مقدور نباشد، فقط براي دوره هاي مذكور و قبل از آن، الصاق عكس بلامانع است.

در خصوص رنگ مورد استفاده در استامپ ها جهت تاييد گواهينامه، از رنگ هاي آبي يا مشكي استفاده شود. و بر كيفيت جوهر استامپ و ميزان ماندگاري آن روي گواهينامه، پخش نشدن رنگ روي گواهينامه و همچنين واضح بودن مهر تاكيد مي شود.

تبصره ۱ :کلیه  بخشنامه ، دستور العمل های صادره در خصوص فرایند تاییدیه تحصیلی که از سوی این مرکز به ادارات کل آموزش و پرورش استان و سایر دستگاههای اجرایی (دولتی و غیر دولتی ) ابلاغ شده است به قوت خود باقی می باشند .

تبصره ۲: براي گواهينامه هايي كه به هر دليل از درجه اعتبار ساقط مي شوند مهري با عنوان «اين گواهينامه از درجه اعتبار ساقط شده است» با هماهنگي واحد حراست ساخته و توسط كارشناسي سنجش و ارزشيابي تحصيلي منطقه /استان روي گواهينامه هاي مذكور درج گردد.تبصره ۳: بعد از صدور و ابلاغ این شیوه نامه استفاده از نمون برگ های گواهینامه های ادوار قبل ممنوع می باشد و استفاده از آن ها جعل محسوب می شود و عواقب آن متوجه صادر و تایید کنندگان خواهد بود.

13- کارشناسی سنجش و ارزشیابی تحصیلی اداره آموزش و پرورش منطقه با هماهنگی کارشناسی حراست نسبت به تهیه یک عدد مهر با مضمون (این گواهینامه بر اساس رای شماره …. تاریخ … کمیسیون خاص …. برای بار اول/دوم/…… به صورت المثنی در تاریخ ….. صادر شده است و دارای اصلاحیه می باشد/نمی باشد) اقدام نمایند. مهر در یک چهارم سمت راست ظهر گواهینامه درج شود و جاهای خالی آن فقط با خودکار مشکی تکمیل و توسط مسؤول سنجش و ارزشیابی منطقه تایید گردد.